Hoy mirando mi escritorio dimensione que nada podría hacerse eficientemente si no lo hacemos con una planificación, con esto no estoy diciendo que todo me salga bien, pero si puedo decir que las posibilidades de éxito aumentan si al menos nos tomamos el tiempo de planificarlo porque todo en mayor o menor medida tiene un tiempo en que vence, caduca, se termina y después de ese punto existen penalidades/costos algunos ellos cuantitativo y otros cualitativo para la empresa y para uno como profesional… vamos a unos ejemplos para contextualizarlo; no saber que estamos trabajando con las libretas sanitarias del personal o matafuegos están vencidos porque no planificamos su renovación con antelación al vencimiento podría llevarnos a la clausura del local o deposito y esto arrastraría perdidas económicas pero también dejar de enviar una tarea a un jefe en los plazos que nos pidió o fallar a una reunión sin previo aviso por no haberla agendado o planificado también tiene un costo, que es nuestra credibilidad como profesional, nadie se sentiría a gusto con dejar en otros la impresión de irresponsable.

Por eso es recomendable el uso de herramientas que nos ayuden y faciliten la tarea de recordar, desde aquellas mas sencillas como el uso de una agenda papel, un simple cuaderno-anotador, papeles pegados en la pizarra pasando por calendarios electrónicos que puedan alertarnos de un vencimiento, la programación de una reunión hasta las más sofisticadas y de uso para proyectos de mediano y largo plazo como lo es una carta Gantt que la finalidad es hacer un seguimiento preciso del status de cada proceso involucrado.

A continuación mas ejemplos que pueden ilustrar de lo que estamos hablando.

• Vencimiento de órdenes de compra emitidas por los clientes, debemos ser eficientes y rapidos en la preparación de pedidos para poder entregarlos en el menor tiempo posible y al menor costo.
• Vencimiento de nuestra documentación para entregar, existen documentos que vencen para poder entregar pueden ser facturas, emisión de la nota de Aseguradora de Riesgo de trabajo, permisos de circulación, licencias desde las de conducir hasta licencias de habilitación.
• Vencimiento del producto (en los casos que los tengan).
• Tiempo límite de Entrega de uniformes por parte del sindicato hay convenios colectivos de trabajo  que estipulan los tiempos en los que se debe entregar el uniforme y es mejor cumplir que luego tener que sumarte instancias de reclamos y negociación de tiempo para entregarlo.
• Pagos a proveedores, si no cumplimos tampoco podemos pedir que cumplan.
• Compra de insumos, si no alertamos y planificamos con antelación la necesidad y llegada de los insumos podría cortarse la cadena de producción.
• Planificaciones de vacaciones para el personal.
• Planificaciones de capacitaciones.
• Los vencimientos de requerimientos/reglamentaciones de trabajo, obviamente algunos de ellos no es solo por su vencimiento sino porque estamos para cuidar a las personas que tenemos a cargo.
  • Mediciones de nivel sonoro que sea o no un requerimiento provincioal sino porque nada puede alejarnos de nuestra responsabilidad que estamos para facilitar un clima y condiciones de trabajo buenas
  • Físico-Químico bacteriológico del Agua pero no solo porque es un requirimiento sino porque es nuestra responsabilidad el cuidado de las personas.
  • Ergonomía en el puesto de trabajo.
  • Habilitaciones municipales, provinciales y nacionales.
  • Red de extinción de incendios desde Matafuegos hasta prueba hidráulica y presión de tanques.
  • Medicion de Puesta a tierra.
  • Habilitaciones gubernamentales especificas para el rubro/especialización (SENASA; ADUANA etc), te controlan en la calle y/o deposito y te decomisan la mercadería.

Pero tampoco solo dejar escrito o planificado algo te asegura el éxito o que simplemente salga bien, el socio estratégico de una planificación es el seguimiento por eso hay que estar atentos a revisar periódicamente en que estado están las cosas, nunca debemos olvidar que de acuerdo a la jerarquía que tengas te tocara revisar directamente como esta un trabajo específico o revisar el grado de avance a través de una persona que delegaste la ejecución de un trabajo que tambien el pudo haber delegado la ejecución de procesos/trabajos a diferentes áreas.

La delegación de una tarea es el arte mas bonito y complejo de no solo transmitirle que uno quiere que se haga sino de transferirle la responsabilidad y la confianza que estará en el tiempo y forma que la empresa lo necesita y aca no puede dejar de mencionar lo importante que es armarse de personas que esten sincronizados y vibrando en sintonia similares.